Các chuyên gia tại nơi làm việc cho biết công nghệ đang giúp mọi người hoàn thành công việc hiệu quả hơn, nhưng việc bị gián đoạn liên tục trong ngày có thể làm giảm năng suất.

Margaret Yap, phó giáo sư tại khoa quản lý nguồn nhân lực và hành vi tổ chức tại Đại học Metropolitan Toronto ở Toronto, cho biết trong một cuộc phỏng vấn qua Zoom với CTVNews.ca vào thứ Hai: "Tôi nghĩ chúng ta chỉ cần rất thận trọng khi sử dụng công nghệ."

"Chúng ta nên sử dụng công nghệ để làm lợi cho mình, giúp chúng ta làm việc và cố gắng giảm thiểu những hậu quả tiêu cực."

Sự gián đoạn công việc có thể thường xuyên; một báo cáo mới của Microsoft cho thấy nhân viên bị gián đoạn bởi một cuộc họp, email hoặc trò chuyện trung bình 275 lần, tức là cứ mỗi hai phút một lần trong giờ làm việc mỗi ngày. Các gián đoạn cũng bao gồm thông báo ứng dụng điện thoại thông minh, cuộc gọi điện thoại và các cuộc trò chuyện trực tiếp.

Yap cho biết công nghệ đã mang lại nhiều lợi ích hơn là tác hại cho người lao động và các công ty. Đồng thời, điều quan trọng là phải tôn trọng thời gian của mọi người và không mong đợi "phản hồi tức thì" trừ khi khẩn cấp, cô nói thêm.

Yap nói: "Tôi nghĩ chúng ta với tư cách là con người, là người lao động và quản lý, chúng ta nên biết cách sử dụng (công nghệ)", lưu ý rằng sự gián đoạn có thể ngăn cản mọi người làm việc, ảnh hưởng đến chất lượng công việc và gây căng thẳng.

"Công nghệ cho phép chúng ta làm rất nhiều điều mà trước đây chúng ta không thể làm được, nhưng chúng ta vẫn phải là người điều khiển để đảm bảo rằng chúng ta đang sử dụng công nghệ để giúp chúng ta chứ không phải cản trở năng suất và sự sáng tạo của chúng ta."

Tác động của sự gián đoạn

Sự gián đoạn liên tục có thể ảnh hưởng đến sức khỏe tâm thần của nhân viên, khiến họ thất vọng và lo lắng ngay cả khi không làm việc, theo Karen MacMillan, trợ lý giáo sư về hành vi tổ chức tại Trường Kinh doanh Ivey thuộc Đại học Western ở London, Ont.

Trong một cuộc phỏng vấn video với CTVNews.ca vào thứ Hai, MacMillan nói rằng việc tắt công nghệ trong một khoảng thời gian nhất định có thể giúp mọi người không chỉ tập trung mà còn nảy ra những ý tưởng hay, chẳng hạn như khi đi dạo.

Cô nói thêm rằng việc quản lý sự chú ý của bạn theo cách giúp bạn thực hiện các nhiệm vụ hiệu quả hơn có thể mang lại "tư duy tốt hơn" trong công việc và ở nhà.

MacMillan nói rằng mặc dù mọi người có thể nghĩ rằng họ giỏi làm nhiều việc cùng lúc, điều quan trọng là phải hiểu các loại gián đoạn mà họ có thể xử lý.

Cô nói: "Nếu bạn hỏi mọi người, 'bạn có giỏi làm nhiều việc cùng lúc không?' Họ sẽ nói có, nhưng thực ra chúng ta không giỏi, đặc biệt là khi những việc khác nhau mà chúng ta đang cố gắng làm cùng lúc sử dụng cùng một phần của bộ não."

MacMillan nói rằng việc xây dựng ranh giới để ngăn chặn quá nhiều gián đoạn và tập trung là quan trọng.

Cô nói: "Sự chú ý của chúng ta là một trong những điều quan trọng nhất mà chúng ta có, và tất cả những gián đoạn này đang làm phân tán sự chú ý của chúng ta."

"Vì vậy, chúng ta cần xây dựng các bức tường. Có lẽ tôi có những khoảng thời gian nhất định trong ngày mà tôi tắt tất cả các thông báo. Có lẽ tôi để điện thoại ở phòng khác. Có lẽ tôi không đeo tai nghe, vì vậy tôi không thể nghe thấy tiếng chuông, hoặc tôi tắt nó, vì vậy tôi không thể nhìn thấy chúng khi tôi đang làm việc."

Một chiến lược khác mà MacMillan gợi ý là đặt hẹn giờ, chẳng hạn, 25 phút, khi bạn có thể tập trung mà không bị gián đoạn bởi email và tin nhắn. Nếu bạn có một đồng nghiệp thường xuyên làm phiền bạn trong công việc, bạn có thể sắp xếp thời gian gặp gỡ khi cả hai đều rảnh, cô ấy nói.

MacMillan nói: "Vì vậy, bây giờ đó là thời gian có cấu trúc và tôi đang quản lý nó thay vì chỉ để cơn lũ ập đến tôi."

Điều quan trọng là các nhà lãnh đạo cũng phải hành động.

Cô nói: "Sẽ thật tuyệt vời nếu các nhà lãnh đạo đi đầu trong việc này và thực sự thiết lập một số quy tắc cho một nhóm nhân viên về cách họ sẽ tập trung hơn," thêm rằng bước đầu tiên là nhà lãnh đạo nói chuyện với nhân viên để xem họ có cảm thấy mình đang bị tràn ngập bởi những gián đoạn hay không.

"Nếu có một số lượng đáng kể người cảm thấy điều này, thì có lẽ nhà lãnh đạo có thể đặt ra thời gian không có cuộc họp, không có gián đoạn, khi cửa có thể đóng, và mọi người có thể không bị gián đoạn, nhưng cũng mở ra thời gian khi có tương tác với nhân viên, khi việc có những cuộc trò chuyện cá nhân và kết nối với nhau là được."

Ngay cả với những tác động có hại của quá nhiều gián đoạn, Scott Schieman, giáo sư xã hội học tại Đại học Toronto, cho biết vấn đề này có thể là một "con dao hai lưỡi," với việc ngồi và tập trung vào công việc quá lâu cũng có những nhược điểm đối với một số người.

Ông nói trong một cuộc phỏng vấn video với CTVNews.ca vào thứ Hai: "Một loạt các gián đoạn có thể có lợi cho một số người, nhưng cũng có vấn đề." Ông nói nghiên cứu cho thấy mọi người phàn nàn về việc thiếu tương tác với đồng nghiệp khi họ làm việc từ xa và những người quay trở lại văn phòng phàn nàn về việc đồng nghiệp thường xuyên trò chuyện với họ.

© 2025 CTVNews.ca

Bản tiếng Việt của The Canada Life